分解企業(yè)總目標(biāo)的6個(gè)步驟

  在確定了適合本企業(yè)的目標(biāo)分解方法后，企業(yè)還應(yīng)按照具體的步驟開(kāi)展目標(biāo)分解工作。一般來(lái)說(shuō)，可以按以下步驟來(lái)進(jìn)行總目標(biāo)的分解：

第一步，搜集詳細(xì)的目標(biāo)信息

管理人員如果想根據(jù)上一級(jí)目標(biāo)設(shè)定部門(mén)目標(biāo)和個(gè)人目標(biāo)，就必須知道關(guān)于這些目標(biāo)的情況。為此，每一個(gè)上級(jí)主管，在他的下級(jí)管理人員開(kāi)始考慮他們的目標(biāo)之前，應(yīng)該提供必要的信息。

  1．提供上一級(jí)目標(biāo)

  一般情況下，提供給下級(jí)管理人員的目標(biāo)，是上級(jí)已經(jīng)建立起來(lái)的目標(biāo)。下級(jí)管理人員只有了解上級(jí)目標(biāo)的具體情況，才可能制訂合理的部門(mén)目標(biāo)及個(gè)人目標(biāo)。舉例來(lái)說(shuō)，下列管理人員可能得到如下一些目標(biāo)：

 2．提供目標(biāo)重點(diǎn)

  在進(jìn)行目標(biāo)分解時(shí)，下級(jí)對(duì)上一級(jí)重點(diǎn)目標(biāo)的范圍和重要性，從目標(biāo)本身常常不能一眼就看出來(lái)。上級(jí)主管最好隨目標(biāo)附上一份目標(biāo)階段內(nèi)重點(diǎn)目標(biāo)的清單，列出需要特別注意的目標(biāo)項(xiàng)目以下是某公司提供給管理人員做指導(dǎo)用的重點(diǎn)目標(biāo)：

    ●提高市場(chǎng)滲透力

    ●維持市場(chǎng)地位

    ●控制間接費(fèi)用

    ●改善采購(gòu)工作

    ●提高工作安全性

    ●提高生產(chǎn)能力

    ●降低企業(yè)負(fù)債率

    ●提高產(chǎn)品知名廢

    3．提供基本原則

    上級(jí)主管應(yīng)向下級(jí)管理人員明示目標(biāo)分解的基本原則，使下級(jí)管理人員能夠明確設(shè)定目標(biāo)的原因和范圍，在此基礎(chǔ)上管理人員才能進(jìn)一步編寫(xiě)目標(biāo)。可以說(shuō)，這一步驟有助于使目標(biāo)在縱向上保持和諧一致。例如，上級(jí)給下級(jí)管理人員提供了兩條主要原則：

    ①對(duì)所有符合條件的項(xiàng)目提供資金；

    ②不增加基本人員。

    以第二條原則來(lái)進(jìn)一步說(shuō)明：“不增加基本人員”就是告訴管理人員，不要浪費(fèi)時(shí)間制定要求頻外增加人員的目標(biāo)。這樣，他可以集中精力來(lái)制定真正有效的目標(biāo)。

第二步，加強(qiáng)內(nèi)部橫向協(xié)作

    所有的目標(biāo)必須在縱向和橫向的基礎(chǔ)上與所有其他目標(biāo)和諧一致，才能保證整體目標(biāo)是可行和有效的。

    管理人員不僅需要幫助上級(jí)達(dá)到目標(biāo)，還必須和組織中的其他職能部門(mén)和管理人員進(jìn)行聯(lián)系。一方面他為其他管理人員做事，另一方面其他管理人員也為他做事。因此，就有必要知道其他部門(mén)對(duì)他的要求，以及在設(shè)定目標(biāo)時(shí)，他要向其他管理人員提出什么要求。通過(guò)了解其他部門(mén)提出的特定要求，管理人員可以得到對(duì)自己工作有重要指導(dǎo)意義的信息。

  舉例說(shuō)明如下：

    ●生產(chǎn)部經(jīng)理：從銷(xiāo)售經(jīng)理那里獲得關(guān)于銷(xiāo)售量和銷(xiāo)售時(shí)間表的信息；

    ●開(kāi)發(fā)部經(jīng)理：從生產(chǎn)經(jīng)理那里獲得有關(guān)新產(chǎn)品的生產(chǎn)情況；

    ●采購(gòu)部經(jīng)理：從物科部經(jīng)理那里獲得有關(guān)物料庫(kù)存的情況。

下圖是一張關(guān)于內(nèi)部協(xié)作的示意圖。從該圖中，我們可以明白加強(qiáng)內(nèi)部橫向協(xié)作的必要性。

第三步，明確管理責(zé)任和范圍

    管理責(zé)任像圍墻一樣，把管理人員所應(yīng)管轄的領(lǐng)域限制起來(lái)。責(zé)任也可以看做是一個(gè)舞臺(tái)，管理人員可以在這里開(kāi)展他的管理活動(dòng)。責(zé)任比職責(zé)更為簡(jiǎn)單，它并不說(shuō)明要達(dá)到的具體目標(biāo)。明確管理范圍可以減少管理混亂，避免出現(xiàn)“真空地帶”或發(fā)生沖突。

第四步，確定關(guān)鍵目標(biāo)領(lǐng)域

    確定關(guān)鍵目標(biāo)領(lǐng)域是一個(gè)重要的手段，它能夠幫助管理人員集中精力在那些能夠?yàn)楣ぷ髯龀鲎畲筘暙I(xiàn)的領(lǐng)域，而避免陷入“事務(wù)。或“忙亂”的圈子。這樣，往往能使企業(yè)達(dá)到事半功倍的效果。舉財(cái)務(wù)部經(jīng)理確定關(guān)鍵目標(biāo)領(lǐng)域的例子如下：

第五步，運(yùn)用SWOT進(jìn)行能力分析

    SWOT是一種常用的能力分析法，可以幫助管理人員對(duì)本部門(mén)完成目標(biāo)的能力進(jìn)行分析，只有了解本部門(mén)的能力狀況，才可能制訂合理的目標(biāo)。

    ●優(yōu)勢(shì)：本部門(mén)存在的有利于目標(biāo)完成的條件：

    ●劣勢(shì)：本部門(mén)存在的不利于目標(biāo)完成的條件；

    ●機(jī)會(huì)：未來(lái)的主要有利條件；

    ●威脅：對(duì)工作可能產(chǎn)生重大影響的因素將來(lái)可能發(fā)生的事件或出現(xiàn)的變化的可能性。

    管理人員進(jìn)行SWOT分析，不斷從中選出目標(biāo)，待這一切都分析完后，他可能得到若干目標(biāo)主題。雖然這些目標(biāo)不是最高目標(biāo)，但可能是最有利于企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)。其他管理人員通過(guò)類(lèi)似的工作，也可為進(jìn)一步的工作打下基礎(chǔ)。

  以某企業(yè)生產(chǎn)成本的SWOT分析為例，如下圖所示：

第六步，確定目標(biāo) 

   當(dāng)管理人員進(jìn)行完上述步驟之后，就可以確定最后的目標(biāo)了。確定目標(biāo)時(shí)要注意目標(biāo)的有效性，制訂出的目標(biāo)應(yīng)符合以下標(biāo)準(zhǔn)：

    1．符合企業(yè)總體目標(biāo)

    每一個(gè)管理人員的目標(biāo)，必須與企業(yè)的總目標(biāo)相一致，與組織其他管理人員的目標(biāo)相一致。任何不一致的目標(biāo)，或制訂目標(biāo)僅僅是為了使管理人員有事可做，都與目標(biāo)管理的宗旨是不相稱(chēng)的。

    2．切合實(shí)際

    目標(biāo)應(yīng)切合實(shí)際，即應(yīng)該是可以達(dá)到的。那些太容易達(dá)到的目標(biāo)，對(duì)管理人員以及企業(yè)來(lái)說(shuō)是沒(méi)有意義的。相反，目標(biāo)太難，會(huì)夸大企業(yè)要達(dá)到的目標(biāo)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的效果來(lái)看，可能使管理人員喪失達(dá)到結(jié)果的信心。

    3．明確具體

    目標(biāo)必須具體，必須可以用這樣的一些詞句來(lái)說(shuō)明：必須完成什么，必須在何時(shí)完成。而且在盡可能的范圍內(nèi)，目標(biāo)應(yīng)該確定具體的數(shù)量。

    4．靈活機(jī)動(dòng)

    為使企業(yè)的工作重點(diǎn)與不斷變化著的企業(yè)目標(biāo)保持協(xié)調(diào)一致，在從一個(gè)目標(biāo)階段進(jìn)入另一個(gè)目標(biāo)階段時(shí)，各級(jí)目標(biāo)就應(yīng)該作相應(yīng)的調(diào)整。

    5．表述清楚

    目標(biāo)的措詞應(yīng)該使用下屬和上級(jí)都能清楚理解的表達(dá)方法。如果下級(jí)對(duì)目標(biāo)的解釋是一個(gè)樣，上級(jí)的理解又是另一個(gè)樣，那么必定會(huì)損害目標(biāo)管理的效果。

    分解后的目標(biāo)最好采用書(shū)面形式。因?yàn)槿绻皇强陬^說(shuō)明，很容易被誤解、遺忘，甚至無(wú)意或有意地更改或修訂。

    總之，目標(biāo)分解實(shí)際上就是下級(jí)管理人員根據(jù)上級(jí)目標(biāo)和本部門(mén)的具體情況，設(shè)定本部門(mén)目標(biāo)的過(guò)程。各級(jí)管理人員應(yīng)按照目標(biāo)分解的程序，認(rèn)真做好每一步工作，這樣才可以保證設(shè)定的目標(biāo)具有合理性和有效性。